Theo Điều 4, Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp được trừ các chi phí đầu vào khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Riêng với khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng - GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế GTGT.
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trường hợp khi thanh toán, doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).
Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm: chi khấu hao tài sản cố định; phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá đối với một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được Nhà nước ban hành định mức; chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ; chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ; chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động...
Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ; chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 5 triệu đồng/người/năm; chi thưởng sáng kiến, cải tiến mà doanh nghiệp không có quy chế quy định cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến, không có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến; chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động cũng không thuộc diện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN./.